Bu yazımda sizlere kısaca ister otel ister bağımsız bir restaurant ya da yiyecek içecek işletmesinde dikkat etmeniz gereken altı önemli kıstası ve bunların etkilerini sizlerle paylaşacağım.
#speak2impress #hospitalitycode #yiyecekicecekkontrolu #yiyecekicecek #yonetimbilimi #harundagli #Costcontrol #Management #Consultancy #Leadership
Belli kurallar üzerine ve tek tip üretim ve servis veren Fastfood restoranları dışında yiyecek içecek üzerine çalışan hiçbir yiyecek ve içecek işletmesi birbiriyle ayni değildir. Dışarıdan fark edilmese de her birinin kendine özgü yapısı, standartları, kolaylık ve zorlukları bulunur.
Bu birimlerde yöneticilik yapmak, verilen servis ve ürün kalitesini düşürmeden operasyonel verimliliği arttırmak, giderleri düşürerek gelirleri arttırmak olarak tarif edebileceğimiz değişkenleri titizlikle kontrol edip gerekli değişikliklerin hızlı şekilde yapılması gereken meşakkatli bir iştir.
Oteller açısından baktığımızda Yiyecek ve İçecek Departmanları, odalardan sonra en önemli ikinci gelir kaynağıdır. Bu nedenle kârlı ve sağlıklı bir işletme yönetimi için bu bölümlerin maliyet yapısını kontrol etmek zorunludur.
Hızla değişen dinamik yapısı, müşterilerin beklenti ve zevklerinin değişik trendlerle hızla değişiyor oluşu, bu bölümde kullanılan malzeme ve ürünlerin sezonluk olması yani alış-satış fiyatlarındaki değişkenlik hem bu kontrolü zorunlu kılar hem de iyice zorlaştırır.
İşletim sonucu oluşan kar marjları üzerinden baktığımızda, otellerin iki önemli gelir merkezi birbirinden farklılıklar gösterir. Şöyle ki;
- Odalar bölümü %25 civarı seyreden maliyetler ve böylece yaklaşık %75 kâr marjı ile çalışırken
- Yiyecek İçecek Bölümleri bunun tam tersine %75’e varan maliyetler ve %25 civarı kar marjları ile çalışır.
İki büyük gelir merkezi arasındaki bu fark, etkin maliyet kontrolünün özellikle yiyecek-içecek bölümlerinde ne kadar önemli olduğunu anlamamız için sanırım yeterli olacaktır.
Hatırlatmakta yarar var, otelinizin bulunduğu yer, yapısı, müşteri portfolyosu gibi bazı özelliklerine göre yukarıda genelleme yaparak verdiğim oranlar değişiklik gösterecektir. Yani bir şehir oteli ile bir sahil otelinin ürün temin etme, personel, müşteri tipi ve kira maliyetleri ve dolayısıyla satış fiyatları ayni olmayacaktır.
Bu etkileşimi de göz önüne alarak bu kontrolleri yapabileceğiniz bölümler ve toplam sonuçları etkileme oranlarıyla önemli gördüğüm altı bölümü aşağıda sizler için incelemeye çalıştım.
1. Menü Seçimi ve Kontrolü
Herhangi bir işletmede maliyetlerin kontrolü gelirleri izlemekle başlar. Konumuz yiyecek içecek olunca da işletmenizin sağlıklı çalışıp çalışmadığı ile ilgili ilk bakmanız gereken yer size gelir getiren ve sunduğunuz urun ve servislerin penceresi sayılan menülerinizin işletmenize, müşteri yapısına uygun şekilde doğru menülerin seçimi ve doğru fiyatlandırma yapılıp yapılmadığıdır.
Bir konuda uzmanlaşmış (pideci, pizza ya da burger gibi) bir işletme değilse yiyecek içecek menülerinin sezonluk olarak üçer aylık dönemlerde düzenlenmesini öneririm. Menülerle ilgili doğru işlem yapabilmeniz için öncelikle menü mühendisliği dediğimiz sistemin oturtulması ve her bir menü elementinin maliyet hesabının bulunması önemlidir.
Böylece hangi menü elementinin daha iyi kar getirdiği, hangisinin daha fazla satıldığı, kârlılık ve uygulanabilirlikleri ile ilgili detaylı bilgiler edinip menü değiştirmeden içeriğinde değişiklikler yaparak daha efektif hale getirmek mümkün.
Menu değişikliklerinde müşteri demografik yapınız, beklentileri, beğenileri, bölgesel ve uluslararası yiyecek ve içecek trendleri göz önüne alınmalı.
Bulunduğunuz yere özgü yöresel tatlarda mutlaka uygun şekilde yer bulmalıdır. Bu ziyaretçilerinizin beklentilerini karşılamak, yöresel tanıtıma katkıda bulunmak hem de yerinden uygun fiyatlarla menü oluşturmanıza yardımcı olacaktır. Bunu yaparken mutlaka rakiplerinizi ve onların menülerini de inceleyin, böylece hem iyi bir fikir sahibi olabilirsiniz ama daha da önemlisi rakiplerinizde küçük nüanslarla farklılaşma adına değişiklikler yapabilirsiniz.
Menu ile ilgili bir önemli özellikte o menüyü kimin sunduğu yani seçeceğiniz personelle alakalıdır. Doğru personel hem doğru yemeği, onunla en iyi gidecek içeceği hem de yukarı ve çapraz satış tekniklerini kullanarak karlılığınıza (negatif ya da pozitif anlamda) oldukça büyük bir etki etme kapasitesine sahiptir.
2. Satış Maliyetleri
Gelirleri düşündüğünüzde en önemli nokta satış yaptığınız ürünün maliyetidir. Siz ne kadar çok satıp gelir elde etseniz de eğer yüksek maliyetle üretip servis ediyorsanız, günün sonunda elinizde kalan net paranın uğraşılarınıza değmediğini fark edeceksiniz.
Bölgesel, otel tipi ve müşteri portföyüne ve bulunduğunuz ülkenin vergi yapısına göre değişiklikler gösterse de “Full Service Hotels” diye de tabir edilen 4-5 yıldızlı şehir otellerinde Yiyecek ve İçecek Satış Maliyetlerine bakarken 70/30 oranı gözetilerek aşağıdaki gibi değerlendirilebilir;
- Yiyecek Maliyetleri %35
- İçecek Maliyetleri %25
- Birleştirilmiş Yiyecek ve İçecek Genel Maliyetleri %32 olarak kabul edilebilir.
Tavsiyem otelinizin bir önceki yıllardaki rakamlarını ve rakip otelleri de değerlendirerek bölgenizde sizin baz almanız gereken doğru rakamları bularak başlamanızdır.
3. Personel Giderleri
Personel Maliyetleri bir işletme için özellikle servis endüstrisinde ve Yiyecek İçecek bölümlerinde en önemli gider kalemlerinden birisidir; işletmenin yapısına ve isleyişine göre %30’a kadar maliyete ulaşabilir. Olumlu tarafından baktığımızda ise verdiğiniz servisin en önemli parçası olarak sizin gelirlerinizi arttırmanız için elinizdeki en büyük kozlardan da biridir.
Size sadece sipariş alan ve aldığı siparişi misafire getirecek robot tipli niteliksiz elemanlar değil, müşterilerinizle iletişim kurabilecek, onları dinleyip yönlendirebilecek kalifiye personel gerekir (En azından kemik kadro olarak nitelendirebileceğiniz bir bölümü için).
Kalifiye personel hem kullandığınız sipariş alma, fatura kesme ve kontrol sistemlerini kullanabilecek bilgiye, hem de menülerinizi anlayıp izah edebilecek deneyime ve kişiliğe sahip olmalıdır. Seçtiğiniz personeliniz, departmanın gelir hedeflerinin tam olarak farkında olmalı ve bu hedefleri gerçekleştirmede aktif olarak rol oynamalıdır.
Personel politikasında işletmenin operasyonel ihtiyaçları da göz önüne alınarak kadrolu, sezona göre sözleşmeli ya da yâri zamanlı personel politikası uygulaması hem maliyetlerinizi düşürmede hem de size iş yükünün artış ya da azalışına göre uyum sağlamakta esneklik sağlayacaktır.
4. Diğer Maliyetler
Bu bölümde yiyecek içecek departmanının operasyonel ihtiyaçları bulunur. Bunlar, bar ve restoran malzemeleri, personel üniformaları, menü baskı maliyetleri ve eğlenceye kadar bir dizi işletme maliyetini kapsar.
Yıllık bütçede doğru rakamların bulunması için daha önceki yıllardaki harcamaların incelenmesi, bulunduğunuz bölge ve rakip işletmelerin maliyetlerinin gözlemlenmesi size avantaj sağlayacaktır. Bu maliyetler is yoğunluğunuza göre artış ya da azalışlar gösterecektir, bu yüzden rakamsal olarak büyüklüğünden çok toplam maliyetlerdeki payı ya da elde edilen gelire göre oranının kullanılması gerekir. Tipik 4-5 yıldızlı şehir otellerinde bu oran 5% ila %8 arasında değişiklik gösterir.
5. Yiyecek İçecek Bölümleri Brüt İşletme Kari
İlk dört madde de tavsiye ettiğimiz maliyetleri başlıklarda oran olarak göstermiştik. Bu rakamları topladığınızda ilk başta belirttiğimiz %70 civarı bir toplam maliyet ortaya çıkıyor. Bunu sizin kullanım çıpası olarak değerlendirirseniz 70’e 30 oranı bulunduğunuz otel ya da bölgeye göre değişse de siz hangi bölümden ne kadar kısabileceğinizi ya da fedakârlık göstermeniz gerektiğini hesaplayabilirsiniz.
Böylece Yiyecek İçecek bölümleri için ortalama %30 civarı Brüt İşletme Kari (GOP – Gross Operating Profit) elde etmeniz mümkün. Bu oranı yakalayabiliyor veya daha da iyileştirebiliyorsanız genel olarak oldukça başarılı bir operasyon yönettiğinizi söylemek doğru bir değerlendirme olacaktır.
Yıllık bütçe planlamalarında bu oranları kullanarak daha gerçekçi bir bütçe oluşturup bu çıtanın altına düşmemeniz başarınıza yardımcı olacaktır.
Peki bu kadar mı?
Kar ve Zarar tablolarında Yiyecek ve İçecek Departmanlarının başarısını etkileyen bir bölüm daha var. O da daha önceki yazılarımda da fark etmiş olacağınızı düşündüğüm “Dağıtılmamış Maliyetler” bölümü.
6. Dağıtılmamış Maliyetler
Bu maliyetler kredi kartı komisyonları, özelikle Mutfak ekipmanı bakim, onarım ve değişimlerini, gaz, su ve elektrik gibi operasyonel olarak bu bölümlerin kullandığı enerjiyi kapsar. Bu bölümü dışarıda tutmamın birkaç nedeni var;
- Enerji Maliyetleri bölgesel ve şirketinizin anlaşmalarına göre değişiklik gösterebilir
- Yiyecek İçecek bölümlerindeki malzemelerin yeni veya eski olması yıllık bakim, onarım ve yenileme harcamalarında sizin direk kontrol edemeyeceğiniz değişiklikler gösterir.
Yine de bu bölümleri de genel incelemelerinize dahil etmenizi ve mümkün olduğunca kontrol altında tutmaya çalışmanızı tavsiye ederim. Çünkü kullanımdan kaynaklanan arizalar, bakim-onarım maliyetleri ile enerji giderleri kontrol edebileceğiniz operasyonel bölümlerdir.
Sonuç Olarak
Yiyecek ve içecek departmanınızın basarisini en üst düzeye çıkarmak yönetim surecinin olmazsa olmazı POLKI kuralı yani dikkatli planlama, organizasyon, liderlik ve kontrol çok önemlidir. Ve Tabiki bütün bu dört öge iyi bir iletişim olmadan sağlıklı şekilde çalışmaz.
- Etkili Planlama: Burada genel bir rehber olarak göstermeye çalıştığım verileri otelinizde incelemeniz, daha sağlıklı ve gerçekçi bir bütçe hazırlamanızda size yardımcı olacaktır.
- Efektif Organizasyon: Doğru görevlere doğru insanları yerleştirmek, eğitmek ve görev dağılımı sağlamak hem takım bilincinin oluşturulması hem de etkili yönetimin olmazsa olmazıdır.
- Liderlik: İyi çalışanı ödüllendirmek, kotu çalışanı eğitip düzeltmek, takımınızın ihtiyaç duyduğunda yanlarında olabilmek, onların hem öğretmeni hem kariyer koçu olarak sevgi saygı ve güvenlerini kazanmak sıradan bir müdür ile bir lider arasındaki en önemli farktır.
- Kontrol: Kontrol iki kademeli olarak ele alınmalıdır; birincisi otel doluluk oranları, raporların incelenmesi ile gidilen yolun ve sonuçların değerlendirilmesi, diğeri de personel denetimi ile verilen sorumluluk ve rollerini ne kadar efektif olarak yaptıklarının değerlendirilmesi olarak ayrılabilir.
- İletişim: Takım bilincinin yerleşmesinde iletişim önemli bir yer kapsar. Departmanınızda çalışan özellikle kilit personelin bu hedefleri anlamaları ve bu hedeflere ulaşmadaki rol ve sorumluluklarının farkında olmaları başarıya giden yolun en önemli yapı taşını oluşturur.
Aylık analitik raporlarının ekibinizle beraber bütçe, gecen ay ve yılla karşılaştırarak analizi önemlidir. Böylece tespit edilen (hem gelir hem de giderlerdeki) sapmalar ile ilgili aksiyonlarınızı belirleyip uygulamaya koyabilirsiniz.
Eğer isterseniz bilançolarınızı inceleyip şirketinizin hangi alanlarda sıkıntı çektiğiniz ve neler yapılması gerektiği ile ilgili detaylı analiz raporları hazırlayabiliriz. Ya da bizzat şirketinize gelip bu konularla ilgili eğitimler, workshoplar düzenleyebilir hatta daha kalıcı ve etkili çözümler için sahaya inip çalışma prosedürlerinizi oluşturup sorunlarınıza sizlerle beraber daha üretken ve pozitif bir çalışma ortamı oluşturmanıza yardımcı olabiliriz. Bize contact@speak2impress.com emaili üzerinden ulaşabilirsiniz.
留言