Otelinizin Net Karini İyileştirmek, Gelir Tablosunun Nasıl Okunacağını Bilerek Başlar.
Herhangi bir işletmenin başarılı olup olmadığı, o işletmenin belirli bir sure içerisindeki (aylık, 3 aylık, 6 aylık ve 12 aylık donemler bazında) bütün gelir ve giderleri hesaplandıktan sonra elde ettiği net kârı değerlendirerek bulunabilir.
Değişik isimlerle ve şekillerde olsa da işletmenin finansal yapısının değerlendirildiği üç ana rapor grubu bulunur;
Balance Sheet (Bilanço)
Cash Flow (Nakit Akis)
Profit & Loss (P&L) (Kar ve zarar/Gelir Tablosu)
H.J Harrington, bununla ilgili olarak, “Yönettiğiniz şeyi ölçebiliyor olmak, sizi onu kontrole ve nihayetinde iyileştirmeye götüren ilk adımdır.” der. Bu anlamda,
“Bir şeyi ölçemezseniz anlayamazsınız.
Anlayamazsanız, kontrol edemezsiniz.
Ve Kontrol edemediğiniz bir şeyi geliştiremezsiniz.”
P&L (Profit & Loss), Kâr ve zarar tablosu; aynı zamanda gelir tablosu olarak da bilinir, bir işletmenin üç ana finansal tablosundan biridir ve bilanço ve nakit akış tablosunun tamamlayıcısıdır. İstediğimiz sonuca varabilmek için birçok girdi belli gruplamalar halinde işlenir. Böylece hem departman bazında hem de işletme bazında en son satir olarak kârlılık rakamları ortaya çıkar. İşletmeniz Operasyonel olarak ne kadar iyi yönetilirse yönetilsin, başarıya giden yol, bu tablonun nasıl okunacağı ile şekillendirilir.
Bir otele sahipseniz ya da yönetiyorsanız, otelinizin satışı, pazarlaması, verilen servis kalitesi, temiz ve güvenli olduğundan emin olmak kadar P&L'nin nüanslarını okumak ve anlamak da gereklidir.
Peki P&L Okumak Neden Önemli?
Otel işletmeciliği diğer iş kollarından farklı değildir; her işletmenin gelirleri ve masrafları (giderleri) vardır. Belli aralıklarla muhasebe tarafından bir tabloya işlenen bu bilgiler toplanarak işletmenin mali başarı veya başarısızlığı ortaya çıkar.
P&L Statement olarakta bilinen “Kâr ve Zarar Beyanı”; gelir, gider ve karlılığın ayrıntılarını ve analizini sağlar. Bu anlamda kayıt işleminin ötesinde, işletme verimliliğini arttırmak ve nihai hedef olan karlılığa ulaşmak için kullanılan vazgeçilmez bir araçtır.
Kâr ve Zarar Beyanının okunması ve anlaşılmasının iki temel yararı vardır;
1. Para akışlarının anlaşılması:
Periyodik P&L raporları, kârınızın nereden geldiğini ve harcamalarınızın nereye gittiğini vurguladığından otelinizin başarısı için gereklidir. Bu nedenle, operasyonel düzeyde giderler ve gelirle ilgili veriye dayalı kararlar vermek isteyeceğiniz temel bir araçtır.
2. Her departmanın nasıl performans gösterdiğini tam olarak anlaşılması:
Kâr ve Zarar beyanınız, oteliniz genelinde departman performansının yakından incelenmesini sağlar. Ayrıca otel müdürü olarak bu performansı haftalık, aylık, üç aylık veya yıllık genel ve departman bütçelerinizle karşılaştırarak analiz etmenize olanak tanır.
Peki Nasıl Anlayacağız?
Otel P&L’i basit anlamda tüm gelirlerin ve giderlerin departmanlara göre gruplanarak listelendiği ve işletmenin performansına göre kar ya da zararının ortaya çıktığı bir tablodur. Şimdi kısaca bu bölümleri ve bileşenlerini incelemeye çalışalım;
1- Gelirler Bölümü:
Kar ve Zarar Beyanı Tablosunun en üst kısmı, otelinizin gelirlerinin kaydedildiği yerdir.
Odalar Bölümü: Otellerin tipine, yapısına ve işletimine göre değişiklik gösterse de bir otelin ana gelir kaynağı odalar bölümünden elde edilir. Bunun bileşenleri olan toplam oda sayısı, satılan oda sayısı, doluluk oranı, toplam oda geliri, bunun satılan oda başına ve müsait oda başına gelirleri bu bölümde listelenir.
Yiyecek ve İçecek Bölümleri: Bu kategori altında otellerin ikincil ana gelir grubunu oluşturan yiyecek içecek bölümleri; restaurant, bar, lounge, konferans ve ziyafet gelirleri islenir.
Diğer İşletme Gelirleri: Yine otelin yapısına göre değişiklik göstermekle beraber diğer gelir grupları bu bölüm altında toplanır. Bunlar, Health Club, Spa, golf sahası, otopark, çamaşırhane ve telefon/internet gelirlerini içerir.
Ek olarak, bazı mülkler, dükkân/alan kirası, reklam panoları veya faiz geliri ve diğerleri gibi çeşitli gelirleri de bu bölüm altında islenebilir.
Kısaca bu bölümde işletmeye bağlı olan tüm gelirler düzenli olarak islenerek toplam gelir rakamları ortaya çıkarılır.
2- Giderler Bölümü:
Hayatin genel kuralı olarak hiçten gelir yaratamazsınız; her gelirin bir masrafı ve ederi vardır. Bu yüzden bu bölümde bir önceki kısımda belirttiğimiz gelirleri elde ederken yaptığımız masrafları da yine belli kategoriler altında listelememiz gerekir.
Otel işletmeciliği komplike ve işletme masrafları fazla olan bir sektördür. İş gücü maliyetinden, işletme malzemelerine değişken ve sabit olarak adlandırabileceğimiz değişik masraf grupları bulunur. Bir otelin geliri kadar giderlerini de ölçmek, anlamak ve düzenlemek, bunları kontrol edebilmemiz için gereklidir.
I. Değişken / Dağıtılmış Giderler:
Bu bölümde listelenen giderler sabit değildir; otelin doluluğuna, işletme ve operasyonel özelliklerine göre değişiklikler gösterir. Yani otel 30% dolu iken çalıştıracağımız personel sayısı ve operasyonel gideler ile otel 100% dolu olduğu zamanki giderler ayni değildir ve doluluk ve yoğunluk oranına göre değişkenlik gösterir.
Bu anlamda masraflar öncelikle departmanlara göre düzenlenir ve gelirlerdeki ayni mantık kullanılarak; odalar, yiyecek ve içecek ve diğerleri olmak üzere üç ana grupta listelenir. Böylece departmanların gelir üretmeye yönelik olarak harcadıkları gerekli satış, işçilik ve diğer maliyetleri çıkarılır.
Bu yazıda otelin genel P&L’nin okunması ele alındığı için ayrıca çıkarılan departman bazlı P&L detaylarına girmemekle beraber, departmanlardaki ana giderleri listelemenin yararlı olacağını düşünüyorum. Bu anlamda bazı gider bölümlerinin burada listelenmemiş olabileceğini belirtmekte yarar var.
a) Odalar Bölümü:
Satış Maliyet Kalemleri: Online ve Offline Acente komisyonları, Rezervasyon ücretleri
İşçilik Maliyetleri: On büro/Resepsiyon ve Kat Hizmetleri bölümlerinde maaşlı ve saatlik ücretli çalışanlar için maaş, sosyal yârdim ve diğer giderler.
Hizmet Maliyetleri: Hizmetlerde kullanılan malzemeler, temizlik, çarşaflar, misafir ulaşımı vb. giderler.
b) Yiyecek ve İçecek Bölümleri:
Satış Maliyet Kalemleri: hem yiyecek hem de içecek için
İşçilik Maliyetleri: Otel restoran, bar, konferans ve ziyafet bölümlerinde çalışan personelin ücretleri
Diğer Maliyetler: Hizmet vermede kullanılan temizlik, operasyonel malzemeler veya ekipman
c) Diğer İşletilen Departmanlar:
Yine yukarıda iki ana departmanda belirtildiği gibi, diğer departmanlar için kullanılan masraflar burada listelenir.
Buradaki önemli nokta değişken giderlerin kendi başına miktarı değil, bu giderleri yaparken karşılığında ne kadar gelir elde ettiğimizdir. Yani gelirin gidere oranı, bir başka deyişle verimlilik oranıdır.
Bu noktada aslında departman bazında genel gelir ve giderleri ortaya çıkardığımız için, departmanların karlılığını hesaplayabiliriz. Böylece yukarıda da belirttiğim gibi belli bir dönem içerisinde departmanın elde ettiği gelirleri listelerken bunun karşılığında yaptığı masrafları da kayıt altına aldığımız için, departman bazındaki kârlılık ve verimlilik rakamlarını çıkarabiliriz. Buda bir departmanın başarılı olup olmadığını belirlemede önemli bir işlev görür.
I. Sabit / Dağıtılmamış Giderler:
Değişken giderler ya da dağıtılmış giderler olarak adlandırılan bölümde otelinizin doluluk ve isleyiş yapısı itibariyle değişiklik gösteren masraflar ele alindi ve listelendi. Ama bunların yanında direk bir departmanla ilişkili olmayan sabit / genel veya dağıtılmamış olarak adlandırılan masraflar bu bölümde listelenir. Bunlar otel yönetimi, satış ve pazarlama, muhasebe, mülkiyet ve bakim giderleri, genel bilgi ve telekomünikasyon sistemleri vb. olarak listelenebilir.
Bu bölümler otelin günlük isleyişi ile ilgilidir ama doğrudan hizmetlerin sunulması ile bağlantılı değildir. Yani daha önceki gruplandırılan departmanlara ait değillerdir ve bu yüzden genel giderler kategorisi adi altında toplanırlar. Bunlarda kendi arasında;
İdari bölümler bordro ilintili giderleri
İdari bölümler diğer giderler
Olarak ayrılır. Bu iki bloğun alt başlıkları olarak dört kategori bulunur, bunlar;
G&A (General & Admistrative) Genel ve İdari Harcamalar: Genel ve idari (G&A) giderlerin örnekleri arasında bina kirası, danışman ücretleri, ofis mobilyaları ve ekipmanlarında amortisman, sigorta, sarf malzemeleri, abonelikler ve kamu hizmetleri yer alır. Hukuk, muhasebe, kredi kartı maliyetleri, tesiste kullanılan telefon, internet veya yazılımın maliyeti gibi bilgi teknolojisi departmanlarının yanı sıra kurumsal yönetim gibi belirli çalışanlara atfedilebilen maaş ve yan haklar da G&A giderleri olarak sınıflandırılır.
S&M (Sales & Marketing): satış ve pazarlama faaliyetlerinin maliyeti, web sitesi, sosyal medya veya sadakat programları
HR: Yasal hizmetler, İK maliyetleri, profesyonel ücretler
POMEC- Operasyonel Bakim ve Onarımıyla İlgili Harcamalar: Kamu hizmetleri (elektrik, gaz, petrol, su ve kanalizasyon maliyetleri veya tüketimlerinin azaltılmasıyla ilgili herhangi bir danışma maliyeti), bakım sözleşmelerinin maliyeti veya mülkte gerekli herhangi bir onarım, ayrıca bakım malzemeleri ve atık işletmeleri.
Bu giderlerin çoğu sabittir ve genellikle satılan oda sayısından, yüksek veya düşük gelir rakamlarından direk etkilenmez. Ancak, otelin doluluk durumuna bağlı olarak dalgalanacak birkaç istisnamız var; örneğin, yardımcı programlar veya sadakat programı maliyetleri.
GOP (Gross Operating Profit) – Brüt İşletme Karlılığı
GOP (Gross Operating Profit), Brüt İşletme Karı olarak çevirebiliriz. Otelin operasyonel kârlılık düzeyini gösterir ve toplam giderlerin toplam gelirden çıkarılmasıyla hesaplanır.
GOP, bir otelin yöneticisi olarak gerçekten kontrol edebileceğiniz ve işlettiğiniz oteli ne kadar iyi yönettiğinizi gösteren bir ölçüdür. Bu nedenle, GOP ve bileşenlerini anlamak ve nasıl etki edebileceğinizi bilerek ona göre stratejiler geliştirmek başarınız için gereklidir.
Otelinizin finansal sonuçlarını bilmeniz, ölçüp değerlendirmeniz, hem otel performansınızı bütçe ve geçmiş dönemlerle karşılaştırma hem de ayni pazardaki rekabet ettiğiniz diğer otellerle karşılaştırmak için önemlidir.
Bu kadarla bitmiyor; Dahası da Var
Buraya kadar ortaya çıkardığımız sonuç GOP yani brüt işletme kariniz. Bundan sonraki bölümde otelinizi Net Kârını çıkarabilmeniz için kullanılan birkaç öge daha var.
GOP'nin altındaki ilk öğe yönetim ücretleridir- bir operatör tarafından yönetim hizmetleri sağlamak için bir sahipten alınan maliyet olarakta adlandırabiliriz.
Daha sonra, bir dizi sabit gider içeren işletme dışı gelir ve giderlerdir. Genellikle yıl için belirlenirler ve her aya eşit miktarlarda yayılırlar. Örnekler kira, bazı sigorta poliçeleri, vergiler, amortisman ve faiz oranları maliyetini içerir.
Otel yönetiminin bu harcamalar üzerinde fazla kontrolü yoktur; bu maliyetler otelinizin doluluk oranından bağımsız, tutarlı ve sabit olacaktır.
P&L üzerindeki son bölüm net gelirdir. Bu metrik, otelin elde edilen gelirden ne kadar kazandığını ortaya çıkarır ve mülkün gerçek mali durumunu belirlemeye yardımcı olur. Net gelir, bir işletmenin tüm masraflardan ve kesintilerden sonra yaptığı kardır.
Sonuç olarak
Otel P&L, güç ve zayıflığı anlamanın anahtarıdır. Otel yöneticilerinin düşük performans veya performans alanlarını belirlemelerine ve iyileştirmeye yönelik stratejileri düzenlemelerine olanak tanır.
Otel P&L'nin kendi sınırlamaları vardır. Herhangi bir işletmenin finansal sağlığının tam resmini vermez. Örneğin, Kâr ve Zarar, nakit akışının tüm unsurlarını kapsamaz; bize işletme sermayesi konumumuzun ne olduğunu söylemez ve mülkün herhangi bir varlık değerini de yansıtmaz.
Bu tür bilgiler bilançoda ve nakit akış tablosunda mevcuttur. Üç mali tablonun tümünü anlamak, otel performansını ve operasyonunu birlikte yönetmenin etkili bir yoludur. Otelin finansal planlaması söz konusu olduğunda kâr ve zarar beyanı başlangıç noktasıdır. Doğru analiz ile bir otelin ne kadar iyi veya kötü işletildiğini ortaya çıkarır.
En başta belirttiğim gibi bir şeyi ölçmek onu anlamanızı sağlar, anlamadığınız şeyi kontrol edemezsiniz ve kontrol edilmeyen hiçbir şey geliştirilemez. P&L’i anlayarak işletmenizi anlayabilir, kontrol edebilir ve daha iyiye ulaşmak amacıyla iyileştirme yapabilirsiniz.
Otelinizin Kâr ve Zara Beyanı (P&L), otelinizin gelirinin, maliyetinin ve kar performansının bir analizini sağlar. İşletmenizin ne kadar kâr marjı kazandığını anlamanıza yardımcı olur. Bu nedenle, herhangi bir otel müdürünün Kâr ve Zarar beyanının her bir satır öğesini tam olarak anlaması ve bu verilerin nasıl yorumlanacağını bilmesi önemlidir.
Kısaca P&L, otelinizin finansal performans zayıflıklarını ve güçlü yönlerini belirlemek için size ipuçları verir. Böylece, otel maliyetlerini düşürmek, düşük performans gösteren alanları iyileştirmek veya yeni gelir artışı sağlayacak alanlara yatırım yapmak gibi iyileştirmeler yapmak için bu bilgileri kullanabilirsiniz.
En başta da belirttiğim gibi büyük resmi görebilmek için Kâr ve Zarar tablosunun bilanço ve nakit akis tablosuyla beraber değerlendirilmesi daha sağlıklı kararlar verebilmek için önemli olduğunun altını tekrar çizmek isterim.
Kendinizi ve yönetim kadrolarınızı eğitmek raporlamaları, rakamların dilini anlamak ve stratejiler üreterek işinizi geliştirmek istiyorsanız, contact@speak2impress.com email adresinden benimle iletişime geçebilirsiniz. Şirketinize bu raporların hazırlanması, okunması, sunumu ve bu raporlardan elde edeceğiniz bilgiler ışığında iş geliştirme aksiyon planlarının hazırlanması konularında eğitim ve destek hizmetlerimizle yardımcı olabiliriz.